CARTAS SEGÚN NORMA GTC 185

CARTAS

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta u oficio o A4, logo membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase 060 del AGN, de octubre de 2001.

Cuando existen anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

· Tratar un solo tema por comunicación;

· Redactar en forma clara, precisa, concreta, y concisa;

· Redactas en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;

· Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

· Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y

· Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

UTILIZACIÓN DE CARTAS:

- solicitar o remitir información, documentos u objetos;

- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;

- felicitar, invitar o convocar, y

- hacer llamados de atención, entre otros.

CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:

- organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;

- oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y

- personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal

PARTES DE LA CARTA

Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

DESTINATARIO

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable .Está conformado por los siguientes componentes:

DENOMINACIÓN O TÍTULO ACADÉMICO

Se escribe en la primera interlínea libre. Véase el Anexo A (Informativo).

NOMBRE DEL DESTINATARIO

Se ubica en la segunda interlínea libre.

CARGO

Se ubica en la tercera interlínea libre.

ORGANIZACIÓN

Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente

DIRECCIÓN

De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas. Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.

NOMBRE DEL LUGAR DE ORIGEN

Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen dela misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.

PAÍS

Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

EJEMPLO 1

Doctor GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ

Director de Talento Humano

Universidad de Desarrollo Tecnológico

Calle 57 43-19 Armenia, Quindío

ASUNTO

Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario. Para efectos de esta sección, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral.

SALUDO

Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto. Si se desea utilizar los saludos más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

TEXTO

Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafos y para efectos de redacción y presentación véase el numeral 5.1.

DESPEDIDA

Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES

Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escriben la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.

LÍNEAS ESPECIALES

Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre del anterior y también alineado

ANEXOS

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).

COPIAS

La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Reubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.

IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR

A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, trascripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, toda debidamente alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de los participantes .Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se requiere su identificación

PÁGINAS SUBSIGUIENTE

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se deja una o dos interlíneas libres.

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